6 софтуер за управление на документи за подобряване на ефективността в офиса

Появата на облачните хранилища е излично премахнала стреса при работа с хартия. Следователно работодателите могат да спестят време и в същото време да подобрят работния процес. Така че, ако искате да намалите използването на хартиени документи и да подобрите ефективността си, вие сте на правилното място. Тази статия ви предоставя шест от най-добрия софтуер за управление на документи, от който да избирате.

Софтуер за управление на документи, известен още като Системи за управление на документи (DMS), са компютърни програми, специално предназначени да проследяват, рационализират и управляват документи и работни процеси, като основните цели са намаляване на натоварването и ускоряване на работния процес.

Следвайте този пост, за да получите изчерпателен поглед върху някои от най-добрите налични инструменти за управление на документи.

Какви са най-добрите софтуер за управление на документи за PC?

eFileCabinet

eFileCabinet е вероятно водещият софтуер за управление на документи днес. Той е създаден, за да улесни съхранението, извличането и споделянето на офис файлове. Функцията на софтуера обаче надхвърля управлението на документи, тъй като е оборудвана и с инструменти за управление на счетоводството и човешките ресурси.

eFileCabinet е домакин на два варианта за поддръжка: настолната версия (съвместима с Windows 10) и мобилната версия, специално разработена за мобилни устройства.

Този софтуер за управление на документи поддържа функция, известна като „cloud-view“, която позволява на потребителите да архивират файловете си в облака директно чрез платформата на софтуера. С това потребителите могат лесно да преглеждат и извличат файлове чрез всяко устройство, при условие че такова устройство е свързано с интернет.

Също така eFileCabinet изпълнява всички необходими изисквания на индустрията, включително SEC, HIPAA, FINRA и други стандартни изисквания.

Освен това, софтуерът работи отлично с SecureDrawer, уникална функция за споделяне, която служи като цялостна платформа за споделяне на файлове между вас и вашите клиенти. Тя е в състояние да се интегрира безпроблемно с различни софтуерни продукти на трети страни като MS Outlook, сигурен eSignature, скенери, принтери и др.

Lastl, . Софтуерът за управление на документи eFileCabinet предлага както онлайн, така и услуги на място. Софтуерът предлага два седмици безплатен пробен период за нови потребители, след което те могат да се абонират за платен план на начална цена от $ 15.

Изтеглете eFileCabinet

OpenKM

OpenKM без съмнение е един от най-популярните софтуерни продукти за управление на документи на пазара. Това е изключително гъвкав софтуер за управление на предприятието, който е изграден за изпълнение на офис задачи, вариращи от управление на документи до автоматизация на работния процес до административни функции.

Инструментът е специално проектиран за Windows компютри. Достъпът обаче може да се осъществи и чрез множество други настолни операционни системи като Linux.

По принцип, софтуерът за управление на документи е домакин на динамичен набор от модули, които изпълняват цялата операция по управление на софтуера. Някои от тези модули включват: Електронно фактуриране, eSignature, Cryptography (за криптиране на файлове и декриптиране), Barcode, Mail Archiver и др.

Освен това гъвкавият дизайн на софтуера му позволява безпроблемно да се интегрира със съответните офис инструменти като AutoCAD, WordPress, Google Drive, Microsoft Office и др. Той също така разполага със свързана система за удостоверяване, която може да бъде свързана с външни бази данни или сървъри като SQL, Oracle, MySQL и няколко други.

В светлината на гореизложеното, на потребителите се предоставя възможност за рационализиране на целия си работен процес, за да се подобри ефективността. Следователно, този софтуер за управление на документи се възприема от мнозина като по-скоро софтуер за управление на проекти, отколкото обикновен мениджър на документи.

OpenKM предлага два основни плана за нови потребители: OpenKM Community и OpenKM Professional . Първият е достъпен безплатно (с ограничени функции), а вторият, с по-мощни функции, е платен план и се предлага с оферта (ценообразуване по поръчка).

За да получите повече информация за системата и изискванията за изтегляне, влезте в уеб сайта за изтегляне на OpenKM.

Изтеглете OpenKM

Templafy

Templafy е един от най-добрите софтуер за управление на документи на пазара днес. Това е универсален инструмент, който е предназначен за ефективно съхранение, извличане и споделяне на офис документи. Това е платформа, базирана на облак, която поддържа всички форми на компютърни системи и мобилни устройства.

За удобство има и определени версии за десктоп (Windows inclusive) и смартфони (мобилни приложения).

По принцип, Templafy улеснява съхраняването на файлове и екипното сътрудничество, като елиминира конвенционалния, несъвместим процес на работа на различни платформи.

Софтуерът за управление на документи рационализира всички съществени инструменти на работното място, особено инструменти за генериране на документи като MS Office, на една единствена платформа, като по този начин ви осигурява унифициран работен процес.

Освен това, Templafy е домакин на доста ясен интерфейс, което го прави идеален в нискотехнологичната работна среда, тъй като всеки член на екипа е в състояние да дава обратна връзка, да споделя файлове и да създава документи с невъобразима лекота.

Всички те се канализират чрез една емисия, и се следи от администратора (работодателя), за да се гарантира всяко изискване и стандарт за качество.

И накрая, подобно на повечето трайни инструменти за ползване, Templafy не е евтино. Всъщност, това е удобно един от най-скъпите софтуер за управление на документи на пазара. Той е достъпен при фиксиран абонамент от $ 355 на месец. Въпреки това, пред пълния абонамент има безплатен пробен период. Посетете официалния им сайт, за да получите повече информация.

Изтеглете Templafy

SutiDMS

SutiDMS, продукт на SutiSoft, е един от най-изчерпателния софтуер за управление на документи на пазара. Той е оборудван с набор от инструменти за управление и организиране на документи, споделяне на файлове, водене на записи и подобряване на екипното сътрудничество.

Това е онлайн, уеб-базиран софтуер, който се поддържа от двете страни на настолните и мобилните устройства.

В допълнение, SutiDMS разполага с набор от многофункционални инструменти, които включват модифицируемо табло за управление, библиотека с документи, улавяне на OCR документ, множество интеграции (с MS Outlook, Gmail и Yahoo Mail), сливане на файлове, архивиране и съхранение на документи, eSignature и форуми между другото.

Софтуерът основно служи като най-доброто хранилище, където можете да съхранявате всичките си документи, а неговата уеб-базирана функционалност гарантира достъп и достъп до документи по всяко време.

Въпреки това, този софтуер за управление на документи предлага корпоративно ценообразуване, което е достъпно чрез котировка.

Има два по-ниски плана: Премиум план и Професионален план . Професионалният план е предназначен за максимум 10 потребители и е на разположение в размер на $ 18 на потребител (на месец). Планът Premium, от друга страна, е предназначен за средномащабна организация с по-малко от 500 служители и е на разположение в размер на 20 долара на потребител (на месец).

Изтеглете SutiDMS

FileHold

FileHold е напълно интегрирано решение за управление на документи, което включва различни набори от функции за предоставяне на потребителите на централизирано съхранение и опростен работен процес. Софтуерът е един от малкото софтуер за управление на документи, специално предназначени за Windows 10 PC и други версии на Windows (7/8 / 8.1). Въпреки това, той може да бъде достъпен и чрез уеб браузъри на Linux и Mac компютри.

Функциите на софтуера са категоризирани в “стандарт”, “по избор”, “по поръчка” и “сканиране на документи и изображения”. Някои от тези функции включват улавяне на метаданни (маркиране на документи), календар, електронни формуляри, eSignature, OCR (от страна на сървъра), автоматично попълване, улавяне на SmartSoft и др.

Също така, FileHold е домакин на възможността да се интегрира с набор от софтуер на трети страни като MS Office, MS Active Directory, MS SharePoint и др. Всички те улесняват съхранението, извличането и споделянето на файлове, както и координацията на работния процес.

Накрая, FileHold предлага два основни планове за ценообразуване; FileHold Express и FileHold Enterprise. Планът Express е предназначен за малки фирми с по-малко от 20 служители, а планът Enterprise е идеален за по-големи организации или екипи с повече от 20 членове.

Тарифите за абонамент за двата плана обаче са достъпни само по цитат. Можете да изпратите имейл до търговския екип на FileHold, за да получите оферта за вашия бизнес.

Изтеглете FileHold

M-Files

M-Files е един от най-добрите софтуерни продукти за управление на документи. Той е най-важен за функцията „анализ на дублирането“, която е предназначена да защитава потребителите от дублиране на документи. Това е DMS, базирана на облак; следователно се поддържа и на настолни, и на мобилни платформи.

Има и определени настолни версии (за Windows 10 / 8.1 / 8/7), както и мобилни приложения за избрани мобилни устройства.

Освен това, този софтуер за управление на документи за Windows 10 поддържа организирано съхранение, където документите са добре организирани и запазени. Той анализира търсенето на документи, като съпоставя имената на файловете с други свързани индикатори като дати и проекти. Като такъв, софтуерът е в състояние лесно да елиминира дубликати.

Също така, нейната унифицирана платформа улеснява ефективността на работното място, като подобрява възлагането на задачи (от работодателя до служителите) и изпълнението и изпълнението на задачите (от служителите до работодателя). Крайният резултат е подобрена производителност.

Освен това, M-Files е гъвкава DMS, която може лесно да се интегрира с инструменти като MS Office и множество CRM инструменти като Salesforce. Това го прави идеален за почти всички видове бизнес. Също така, предлагат се три основни опции за разполагане, включително локално, облачно и хибридно (комбинирано).

M-Files предлага един месец безплатен пробен период за нови потребители, след което лесно могат да преминат към корпоративния план, който се предлага от оферта.

Изтеглете M-Files

заключение

Днес има намаляване на използването на хартиени документи по целия свят, тъй като много организации, училища и държавни институции предпочитат удобството на безхартиено съхранение на тромавата хартия на файловете и папките.

Следователно има постоянно търсене на стандартен и траен софтуер за управление на документи. По отношение на това изискване, ние сме събрали някои от най-добрите софтуерни продукти за управление на документи на пазара, за да улеснят вземането на решения, кои DMS да използват за вашия бизнес.